Scopri come ridurre fino al 50% il tempo perso nella gestione dei bandi di finanza agevolata: metodi pratici per eliminare attività ripetitive.

Ogni Consulente di Finanza Agevolata sa bene quanto tempo si perde durante la giornata, per la maggior parte delle attività quotidiane che riguardano la gestione dei bandi.

Tempo che potrebbe essere dedicato a cose più importanti, ma che viene utilizzato per copiare dati da un documento all’altro, rinominare file, cercare allegati aggiornati, controllare scadenze già verificate il giorno prima oppure inviare le stesse email più volte con piccole modifiche.

Tutto questo sia che si lavori in team, sia che si lavori singolarmente. Perché sembrano tutte attività rapide prese singolarmente, ma che sommate su decine di pratiche diventano ore ogni giorno.

Ed è proprio questo il punto da cui nasce il sovraccarico: non dalla complessità del bando, ma dalla ripetizione continua di micro-attività manuali.

C’è una soluzione a tutto questo: BandoPro. Ecco come ridurre del 50% il tempo perso nella gestione dei bandi attraverso l’utilizzo di un software gestionale creato appositamente per i consulenti di finanza agevolata. 

Prenditi del tempo e analizza la tua giornata tipo, oppure quella di un tuo collaboratore. Scoprirai che una parte significativa del tempo non è dedicata alla consulenza, ma solamente alla sua gestione.

Non si tratta dunque di tempo dedicato a portare valore al cliente, ma tempo che viene utilizzato per far funzionare tutto il sistema.

Un problema sempre più comune, nel caso in cui te lo stessi chiedendo, e succede perché, nella maggior parte degli studi, ogni attività viene eseguita manualmente. 

Quante volte hai dovuto inserire gli stessi dati più volte? Quante volte hai gestito manualmente i documenti relativi ai bandi? Intendiamo anche solo la ricerca degli stessi all’interno del tuo computer, di quello di un collaboratore, nel cloud o in un hard disk esterno.

Per non parlare poi delle scadenze, che spesso vengono controllate manualmente. Come anche le comunicazione verso i clienti: messaggi inviati uno alla volta (un po’ da WhatsApp e un po’ per email).

Quando succede questo, il problema non è la quantità di lavoro. È il fatto che ogni pratica richiede sempre lo stesso sforzo, da zero. Un sistema che non ti porterà mai a crescere.

Uno dei principali sprechi di tempo nella gestione dei bandi di finanza agevolata è quello di ricreare continuamente le stesse strutture.

Quando si ha a che fare con un nuovo bando, devi occuparti di nuove checklist, nuove cartelle, nuovi modelli di documento e nuove sequenze operative.

Il risultato? Il lavoro fatto su un bando non viene mai davvero riutilizzato.

Un approccio più efficiente parte da un principio semplice: ogni bando deve essere gestito come un processo replicabile. 

Questo è ciò che puoi fare con BandoPro, dove ogni flusso, che nel software chiamiamo template, è già strutturato e ti permette, di conseguenza, di ridurre drasticamente il tempo nella gestione dei bandi e di tutta la documentazione.

Quando le fasi sono già definite, tu o il tuo team non dovete più decidere cosa fare”, ma “solo” eseguire e iniziare con la compilazione dei campi all’interno di ogni fase e operazione che compongono il template. 

È qui che si genera il primo grande risparmio di tempo.

Uno dei punti più critici è il continuo copia e incolla. 

Hai mai provato a misurare il tempo utilizzato per effettuare questa operazione? Oppure, hai mai fatto caso a quante volte gli stessi dati vengono riportati all’interno della documentazione? Li trovi nella domanda, nelle varie dichiarazioni o allegati, ma anche nelle comunicazioni, nei contratti…dappertutto!

Eseguire copia e incolla non solo richiede molto del tuo tempo, ma aumenta anche notevolmente il rischio di errore.

Il metodo corretto è semplice: il dato deve essere inserito una sola volta.

Quando si lavora con un metodo e un sistema in cui l’informazione è centralizzata, ogni documento si alimenta da una fonte unica.

Questo approccio di BandoPro è in grado di eliminare completamente la duplicazione del lavoro e riduce notevolmente tempo sprecato e possibilità di commettere errori.

In questi oltre dieci anni di esperienza, abbiamo lavorato con consulenti che hanno gestito documenti in un sistema, scadenze in un altro e attività in un altro ancora.

Questa separazione, che crea continui passaggi di contesto, quanto tempo può portare via all’attività quotidiana di un consulente?.

Ogni volta che cambi strumento, perdi tempo e ogni volta che cerchi un’informazione, interrompi il flusso di lavoro.

Con BandoPro hai a disposizione un sistema efficiente. Al suo interno, infatti, ogni cosa è collegata in maniera ottimale: trovi i documenti giusti al posto giusto, all’interno di ogni fase del Bando, le scadenze sono collegate alla singola attività e le attività sono assegnate a determinate persone.

Quando tutto è integrato, il lavoro diventa lineare e la velocità aumenta senza bisogno di “correre”.

Infine, sai bene che non tutte le attività richiedono competenze specifiche.

Alcune sono ripetitive per natura. Quando richiedi i documenti mancanti o necessari al cliente, quando invii solleciti per mancate risposte, ad esempio, oppure quando devi aggiornare il cliente sullo stato della pratica.

Queste attività non devono essere eliminate, ma devono essere velocizzate e automatizzate.

Come? Con un sistema in grado di

• inviare comunicazioni massive ai clienti, con modelli di testo che possono essere redatti una volta sola;
• segnalare documenti mancanti, tramite l’invio di una comunicazione direttamente da BandoPro e la condivisione di un link che porta il cliente alla compilazione di una pagina con tutto ciò che ti serve (qui il segreto sta nel fatto che una volta compilati questi campi, ritroverai tutte queste informazioni all’interno del software);

• notificare scadenze, in modo tale da non perdere più nessuna scadenza. Importante sia per te che per i tuoi collaboratori/

In questo modo il tempo operativo si riduce in modo immediato, liberando tempo e spazio mentale per le attività di valore, come la comunicazione con eventuali nuovi clienti.

Tutti questi cambiamenti sono teoricamente applicabili anche senza software, ma nella pratica?

Creare un sistema replicabile su Excel richiede manutenzione continua, gestire versioni documentali manualmente aumenta il rischio di errore e coordinare il team senza una visione condivisa diventa assolutamente complesso.

È qui che emerge il limite degli strumenti non adatti, ovvero non sono progettati per questo tipo di lavoro.

BandoPro nasce proprio per eliminare queste inefficienze alla radice.

Non aggiunge un ulteriore strumento, ma sostituisce il modo in cui il lavoro viene gestito, riducendo fino al 50–70% il tempo dedicato ad attività ripetitive, liberando risorse e aumentando la capacità operativa dello studio .

Non si tratta di lavorare più velocemente: si tratta di eliminare il lavoro inutile.